EVENEMENT DE LANCEMENT

CLIENT

Le service des urgences de l'UZ Brussel 

CHALLENGE

Notre client, l’UZ Brussel, et son service d'urgence lancent un véhicule de transport interhospitalier du futur. L'ambulance est équipée d'outils de haute technologie et de télémédecine dans un véhicule modulaire adapté aux besoins spécifiques des patients. Ce véhicule, développé avec plusieurs partenaires, est une première en Europe. 

L'objectif ? Offrir aux patients les meilleurs soins, les plus avancés, en dehors des murs de l'UZ Brussel, pendant le transport vers et depuis d'autres hôpitaux.  

Pour présenter l'ambulance et son fonctionnement, un événement de lancement a été organisé dans un lieu spécifique. La journée devait être divisée en 3 moments clés : une conférence de presse, une visite pour les acteurs internes et une inauguration VIP officielle pour les acteurs externes. L'UZ Brussel n'ayant aucune expérience dans l'organisation d'événements, notre aide était la bienvenue. La demande est arrivée un mois avant l'événement

NOS SERVICES

La première chose à l'ordre du jour était de trouver un concept créatif adapté aux besoins du client et à son budget limité. Comment allons-nous dévoiler l'ambulance ? De quel lieu disposerons-nous ? Où seront situés les stands des partenaires, le catering, l'ambulance ? Quelle décoration pouvons-nous prévoir ? Comment assurer le bon déroulement des 3 moments ?  

Le lieu disponible sur le campus était un gros-œuvre sans électricité, chauffage, éclairage, cuisine ou toilettes. Un défi que nous avons relevé avec plaisir. Nous avons contacté nos fournisseurs fidèles (AV, mobilier, décoration, hospitalité, etc.) qui ont été ravis de nous aider à organiser cet événement de lancement.   

L’aménagement 

- Pour l'éclairage d'ambiance, nous avons opté pour des uplighters. Ils sont idéals pour créer un contraste avec les nombreuses colonnes de la salle. De plus, ils fonctionnent avec des batteries sans fil, ce qui est très pratique dans cette situation. 

- Les stands des partenaires se trouvaient le long de la fenêtre afin d'assurer une circulation fluide.  

- L'ambulance pouvait être dévoilée de différentes manières. Nous avons opté pour une black box avec un voile tombant. Nous avons créé un suspense supplémentaire avec des projecteurs rotatifs et une musique captivante.  

- Nous avons organisé la signalisation entre le parking et l'auditorium à l'aide de beach flags.  

- Nous avons soigneusement délimité l'espace catering et le vestiaire à l'aide de tissus noirs, pour que les invités aient l'impression d'entrer dans un espace chaleureux.  

Flexibilité  

Lors de l'organisation d'un événement, la flexibilité et la capacité à réagir rapidement sont des facteurs importants. Par exemple, nous avons appris pendant le montage que le tapis était enlevé pour des raisons imprévues. Grâce à nos années d'expérience, nous avons pu régler ce problème en un rien de temps. 

CHIFFRES CLES