SUIVI LOGISTIQUE

CLIENT

Academia Ophthalmologica Belgica organise chaque année le Congrès OB, incluant un salon professionnel en plein cœur de Bruxelles. 

CHALLENGE

NOTRE APPROCHE 

Pour assurer le bon déroulement et l’efficacité du montage, démontage et du soutien logistique du salon, nous avions mis en place une approche structurée. 
Situé en plein centre de Bruxelles, le salon présentait un accès limité et complexe à la salle d’exposition, ce qui a exigé une planification rigoureuse et une communication claire avec tous les intervenants. 
C’est pourquoi, dès le départ, nous avions instauré plusieurs procédures permettant de suivre chaque étape de près et de nous adapter rapidement si nécessaire. 

 

Nous avons notamment assuré : 

- La rédaction d’un guide exposant clair, rassemblant toutes les informations pratiques liées au montage, au démontage et à l’accès au site. Les exposants savaient ainsi exactement ce qui était attendu d’eux à chaque étape. Des rappels étaient également envoyés pour qu’ils puissent effectuer leurs commandes à temps et éviter des frais supplémentaires. 

- La validation des plans de stands, afin de garantir la qualité et la sécurité de l’événement. Chaque plan était vérifié en termes de dimensions, de hauteur maximale et de faisabilité technique, en concertation étroite avec le service technique du lieu. Seuls les exposants disposant d’un plan approuvé étaient autorisés à accéder à la salle d’exposition. 

- La mise en place d’un formulaire en ligne destiné aux exposants, constructeurs de stands et fournisseurs. Ce formulaire nous a permis de collecter toutes les données nécessaires : nombre de véhicules, gabarits, matériaux transportés, créneaux souhaités pour le chargement et le déchargement. Sur cette base, nous avons établi un planning précis, garantissant une coordination optimale sur le terrain. 

- L’envoi des badges d’accès, liés à la planification logistique. Une fois le planning finalisé, nous avons généré les accès personnalisés pour chaque partie, leur permettant d’entrer au bon moment. Des rappels contenant toutes les informations pratiques et les échéances à respecter ont également été transmis, pour assurer une communication fluide. 

- En plus de la coordination logistique, nous avons pris en charge certaines tâches organisationnelles complémentaires, comme la réservation d’hôtels pour les orateurs et les membres du conseil d’administration. Ainsi, ils ont pu participer au congrès en toute sérénité. 

LE RESULTAT

Grâce à notre organisation rigoureuse, 40 à 50 exposants ont pu monter et démonter leurs stands sans difficulté, malgré les contraintes logistiques du lieu. Le client, de son côté, a pu se concentrer pleinement sur la partie congrès, en toute confiance.

CHIFFRES CLES