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Congrès BSC

GESTION CONGRES & SALON

CLIENT

La Belgian Society of Cardiology (BSC), qui rassemble chaque année les acteurs clés du secteur cardiovasculaire : cardiologues, scientifiques, infirmiers, paramédicaux et entreprises pharmaceutiques.

CHALLENGE

La Belgian Society of Cardiology cherchait un partenaire fiable pour l’organisation de son congrès annuel, un événement majeur du secteur cardiovasculaire en Belgique. L’objectif : bénéficier d’un accompagnement global pour coordonner tous les aspects logistiques de cette rencontre “cardiologique”, qui rassemble chaque année près de 800 participants au Brussels Expo. 

Le cahier des charges incluait la gestion fluide de l’événement, une mise en valeur efficace des partenaires exposants, ainsi qu’un accueil irréprochable des orateurs et visiteurs, le tout dans un environnement à la hauteur des attentes du secteur médical. 

NOTRE APPROCHE 

Dès les premières étapes de préparation, nous accompagnons la BSC dans la réflexion et la conceptualisation globale de son congrès : aménagement des espaces, circulation des participants, intégration des partenaires et création d’un cadre propice aux échanges scientifiques. 

Sur cette base, nous prenons ensuite en main l’ensemble de la logistique : gestion des inscriptions et du ticketing, accueil et coordination des hôtesses, organisation des services catering, signalétique sur site… Une attention particulière est portée à la coordination audiovisuelle, poste-clé de l’événement : gestion des régies dans chaque salle, accueil technique des orateurs, contrôle et diffusion des présentations, ainsi qu’une supervision continue pour garantir le bon déroulement des sessions. 

Deux salles de conférence temporaires sont également imaginées, conceptualisées et construites sur mesure au sein du palais, en étroite collaboration avec le client. De l’agencement des espaces à l’optimisation de l’acoustique et du confort, chaque détail est pensé pour garantir des conditions professionnelles optimales aux sessions scientifiques. 

En parallèle, nous orchestrons toute la Exhibitor Area : une trentaine d’entreprises du secteur pharma ou médical y installent leur stand. De l’attribution des emplacements à la coordination des montages, en passant par le suivi personnalisé des exposants, nous veillons à une organisation fluide et professionnelle. 

Enfin, pour décharger notre client, nous assurons aussi la planification des déplacements des orateurs internationaux : réservation des vols ou trains, hébergements, transferts et accueil sur place.

LE RESULTAT

En quatre éditions, le congrès de la BSC est devenu un rendez-vous parfaitement rodé, apprécié pour son organisation irréprochable et la qualité de son environnement. Il offre chaque année un cadre dynamique et fonctionnel aux échanges entre experts, chercheurs, entreprises et praticiens. 

CHIFFRES CLES

4

édtions (2022-2025) 

+- 800

 participants par an

60%

augmentation de la surface d'exposition par rapport à la première édition

+- 30

exposants pharma/medical 

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