EXHIBITION MANAGEMENT 

KLANT

Xpo Group, voorheen Kortrijk Expo

CHALLENGE

Xpo Group had te kampen met onderbezetting en was op zoek naar een Exhibition Manager die onmiddellijk inzetbaar was om de organisatie van editie 2 van Motominds in goede banen te leiden. Het event bestaat uit een beurs, outdoor motor shows en entertainment voor jong en oud, en testritten op de weg onder begeleiding van professionals.

OPLOSSING

Wij konden onmiddellijk twee leden van ons organisatie- en communicatieteam ter beschikking stellen. Allebei met jaren ervaring in beursorganisatie en dus onmiddellijk inzetbaar. 

Hun rol zou bestaan uit het ondersteunen en coördineren van het evenement en haar leveranciers in samenwerking met de verschillende teamleden van Xpo Group enerzijds en het creatief en kritisch herbekijken van de mediaplanning anderzijds.

ONZE DIENSTEN

      1.      Marketingcampagne

Een succesvolle beurs staat met een goede marketingcampagne. We analyseerden de voorbije beurseditie en werkten een uitgebreidere marketingstrategie uit in samenwerking met het marketingteam van Kortrijk Xpo. Een reclamecampagne met advertenties (online en print), banners, baanaffiches, flyers en social media posts voor de werving van bezoekers werd uitgerold. Ook de website werd aangepast na een grondige analyse.

      2.     Activiteitenprogramma

Naast een goede marketingcampagne, is beleving een belangrijke factor. Een uitgebreid programma werd samengesteld van gevarieerde en aantrekkelijke randactiviteiten, vroegen offertes op, bevestigden en deden de opvolging ter plaatse.

      3.     Productie

Efficiënt beheren van leveranciers is een must want zij zorgen er mede voor dat de beurs vorm krijgt. We bespreken samen de zaken die ze moeten voorzien (standenbouwer, AV, bewaking, hospitality, catering, signalisatie, bezoekersregistratie …) en zijn hun SPOC in het verdere verloop van de voorbereidingen en bezorgen hun de nodige info.

      4.     Algemene coördinatie 

We hebben ervoor gezorgd dat iedereen betrokken bij de beurs, of het nu een exposant, partner of leverancier was, wist wat er van hem/haar verwacht werd om zo een vlot verloop van de beurs. 

Flexibiliteit

Tijdens het organiseren van een evenement is de nodige flexibiliteit vereist. Zo namen we, naast de voorbereidingen van Motominds, ook de verdere opvolging van Ink-town voor onze rekening. Deze beurs vond gelijktijdig plaats met Motominds.

KEY CIJFERS