LOGISTIEKE ONDERSTEUNING 

KLANT

Academia Ophthalmologica Belgica (AOB) organiseert jaarlijks het OB Congress, inclusief een vakbeurs in het hart van Brussel. 

CHALLENGE

Voor het OB Congress zocht AOB een partner die de volledige coördinatie van de op- en afbouw van het beursgedeelte op zich neemt. De logistieke complexiteit vroeg om strakke organisatie en communicatie richting alle betrokkenen.  

ONZE AANPAK

Om het hele proces van opbouw, afbouw en logistieke ondersteuning van de vakbeurs soepel en efficiënt te laten verlopen, hebben we een gestructureerde aanpak ontwikkeld.  

De locatie in het centrum van Brussel met een uitdagende en beperkte toegang tot de beurshal vroeg om een zeer nauwkeurige planning en heldere communicatie richting alle betrokken partijen. Daarom hebben we vanaf het begin diverse procedures opgezet om alles van dichtbij te monitoren en snel te kunnen bijsturen waar nodig.  

We zorgden onder andere voor:  

- Het schrijven van duidelijke exposantengids met praktische informatie over opbouw, afbouw en toegang. Zo weten de exposanten precies wat er van hen verwacht wordt op welk moment. Bijkomende herinneringen worden uitgestuurd zodat exposanten tijdig en zonder extra kosten hun bestellingen plaatsen.  

- Goedkeuring van standontwerpen, om zowel de kwaliteit als veiligheid van de beur te garanderen. Elk ontwerp wordt gecontroleerd op afmetingen, maximale hoogte en technische haalbaarheid. Dit gebeurt in nauwe samenspraak met de technische dienst van de venue. Enkel wie een goedgekeurd ontwerp heeft, krijgt toegang tot de beurshal.   

- Het opstellen van online invulformulier voor exposanten, standenbouwers en externe leveranciers. Hiermee verzamelen we gegevens over het aantal voertuigen, hun formaat, het te vervoeren materiaal en de gewenste laad- en losmomenten. Op basis van deze informatie stellen we een gedetailleerde planning op, zodat dit alles strak gecoördineerd verloopt.  

- Tijdige verzending van toegangspassen, gekoppeld aan de laad- en losplanning. Zodra de planning is afgerond, maken we per partij de juiste toegangspassen op, zodat zij op het juiste moment toegang krijgen. We versturen daarbij ook praktische reminders met alle relevante informatie en deadlines om de communicatie helder te houden.  

- Naast de coördinatie van de op- en afbouw namen we ook bijkomende organisatorische taken op ons, zoals het regelen van hotelovernachtingen voor sprekers en boardmembers. Zo kunnen zij zorgeloos deelnemen aan het congres.  

HET RESULTAAT

      Dankzij onze strakke organisatie kunnen 40 à 50 exposanten zonder problemen op- en afbouwen in de beurshal, ondanks de logistieke uitdagingen van de locatie. De klant organiseer hierdoor met een gerust hart het congresgedeelte, wetende dat de opvolging op de beursvloer in goede handen is.  

KEY CIJFERS