CONGRES EN BEURSMANAGEMENT 

KLANT

De Belgian Society of Cardiology (BSC), brengt jaarlijks de belangrijkste actoren uit de cardiovasculaire sector samen: cardiologen, wetenschappers, verpleegkundigen, paramedici en farmaceutische bedrijven. 

CHALLENGE

De Belgian Society of Cardiology zocht een betrouwbare partner voor de organisatie van haar jaarlijkse congres, een belangrijk evenement in de Belgische cardiovasculaire sector. Het doel? Complete logistieke ondersteuning krijgen voor dit evenement dat elk jaar zo’n 800 deelnemers verwelkomt in Brussels Expo. 

De opdracht omvatte onder meer het garanderen van een vlotte organisatie, een efficiënte zichtbaarheid van de exposanten, en een onberispelijk ontvangst van sprekers en bezoekers. Dit alles in een omgeving die voldoet aan de verwachtingen van de medische sector.  

ONZE AANPAK

Vanaf de voorbereidingsfase begeleiden wij BSC in het uitdenken en ontwikkelen van het concept voor haar congres: indeling van de ruimtes, bezoekersflow, partnerintegratie en het creëren van een omgeving die wetenschappelijke uitwisselingen stimuleert.   

Op basis hiervan nemen wij vervolgens de volledige leiding over de logistieke organisatie: registratie en ticketverkoop, ontvangst en coördinatie van hostessen, organisatie van cateringdiensten, signalisatie ter plaatse … Bijzondere aandacht gaat uit naar  de audiovisuele coördinatie, een essentieel onderdeel binnen het evenement: het beheer van de regies in elke zaal, technische ontvangst van de sprekers, controle en verspreiding van presentaties, en  continue ondersteuning voor een vlot verloop van de sessies.  

Twee tijdelijke conferentiezalen werden bedacht en op maat gebouwd in het Paleis, in nauw overleg met de klant. Van de indeling van de ruimtes tot de optimalisatie van de akoestiek en het comfort, elk detail is overwogen om optimale omstandigheden voor de wetenschappelijke sessies te garanderen.  

Tegelijkertijd coördineren wij de volledige exposantenzone, waar een dertigtal bedrijven uit de farmaceutische of medische sector hun standen plaatsen. Van de toewijzing van de standen tot de coördinatie van de opbouw, en het persoonlijke opvolgen van de exposanten, wij zorgen voor een vlotte en professionele organisatie.  

Om onze klant volledig te ontlasten, zorgen wij ook voor de reisplanning voor internationale sprekers: het boeken van vluchten of treinen, hotelovernachtingen, transfers en ontvangst ter plaatse. 

HET RESULTAAT

      In vier edities is het congres van BSC uitgegroeid tot een gevestigd evenement, gewaardeerd om zijn onberispelijke organisatie en de kwaliteit van de omkadering. Jaarlijks biedt het een dynamische en functioneel kader voor uitwisseling tussen experts, onderzoekers, bedrijven en zorgprofessionals. 

KEY CIJFERS